Documentos maestros en word

 Documentos maestros en word.

Para trabajar con documentos maestros debemos utilizar la vista esquema que vimos en la unidad anterior. Vamos a ver los botones de la barra de esquemas que están destinados al tratamiento de documentos maestros. En el último punto del tema explicaremos más detalladamente el uso de estos botones.

Recordamos que para acceder a la vista esquema podemos acceder mediante la pestaña Vista - Esquema. O pulsando sobre el 4º icono de la lista de vistas  que está en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Deberás hacer clic en el botón Mostrar documento de la pestaña Esquema:

Aparecerán nuevas opciones destinadas a trabajar con documentos maestros:

 Muestra / oculta los botones destinados a documentos maestros.

 Contrae / expande los subdocumentos incluidos en el documento maestro.

 Cuando tenemos el esquema creado por niveles podemos crear un subdocumento a raíz de un título. Lo veremos con detalle más adelante.

 Si tenemos un subdocumento en el documento maestro y lo desvinculamos como subdocumento lo que hacemos es que pase a formar parte del documento maestro y deje de existir como subdocumento.

. Sirve para seleccionar el documento que queremos insertar el documento maestro.

 Si tenemos varios subdocumentos, podemos seleccionarlos y combinarlos en uno solo.

 Realiza lo contrario a combinar, es decir un subdocumento podemos dividirlo en varios subdocumentos.

. Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo como solo lectura para que nadie pueda modificarlo si estamos trabajando en grupo.

La funcionalidad de estos botones la veremos a lo largo de la unidad.

Documento maestro en word.

Documento maestro en word.  
Según Microsoft Support , un documento maestro es un contenedor de enlaces a documentos individuales llamados subdocumentos . Debe crear la carpeta para el documento maestro y subdocumentos antes de crear un documento maestro . Los documentos maestros ayudan a administrar y organizar varios documentos, crear índices y tablas de contenido más fácilmente e imprimir documentos a la vez . Puede crear el documento maestro ( largo) utilizando la vista Esquema de Word, expandir y contraer los encabezados y añadir /borrar adicional subdocumentos .

Microsoft Word te permite crear un documento maestro que incluya diversos textos, de manera que sea mucho más sencillo trabajar con documentos de gran tamaño.

El software de Microsoft Word 2010, incluido en su popular paquete Office 2010, permite juntar varios documentos en uno solo. Esta capacidad dará buena respuesta a uno de los problemas comunes en versiones anteriores: la dificultad para manejar textos largos. Dividiéndolos lograrás solventar las posibles complicaciones con las numeración de las páginas o con la creación de un índice adecuado.

El documento conjunto contendrá links a cada uno de los textos que lo componen. Estos subdocumentos no estarán insertados en el documento maestro como tal, sino que serán simplesenlaces hasta los archivos individuales. Puedes realizar cambios en los subdocumentos con libertad: se sincronizan al instante con el documento principal. Esto es idóneo para unir documentos relacionados dado que al crear el índice en el documento principal obtendrás automáticamente el documento completo.

Abre un nuevo documento en blanco. Tras esto acude a la pestaña "Vista" y selecciona "Esquema", en la sección "Vistas de documento". Esto abrirá un panel de navegación a la izquierda del documento, donde podrás empezar a introducir títulos.

En "Herramientas de esquema", dentro de esta pestaña "Esquema", utiliza el menú desplegable de niveles y aprovecha las flechas verdes para introducir nuevas secciones en cada uno de los puntos.

Tras introducirlos todos, pulsa "Mostrar documento". Puedes encontrar esto en la sección "Documento maestro" en la pestaña "Esquema". Selecciona el esquema completo y pulsa "Crear" en "Documento Maestro".

3 Elija el botón " Subir un nivel " en el " Abrir cuadro de diálogo " y navegue hasta encontrar los sub -documentos que desea utilizar en el documento maestro . Seleccione y arrastre los archivos a la nueva carpeta . A continuación, pulse " Cancelar".

Verás algo similar a la anterior captura. Cada uno es un archivo individual adjunto al documento maestro. Si los tienes en el escritorio, son automáticamente añadidos como subdocumentos.

Pulsa "Contraer documentos" para ver los enlaces de cada uno de ellos. Si pulsas la tecla "Ctrl+botón izquierdo del ratón" sobre un enlace se abrirá el título del documento con la misma distribución creada en el índice del texto maestro. Puedes añadir ahora el contenido desde 0 o utilizar la opción cortar y pegar si el documento ya está creado.

Repite el procedimiento con cada titular y enlace de los subdocumentos que hayas creado. Partiendo de este básico enfoque podrás personalizar todo el archivo según tus propias necesidades.

1 Ir a Microsoft Word y crear una carpeta de su maestro y subdocumentos . Para crear una carpeta en Word, seleccione " Archivo" y " Abrir". 

2 Haga clic en " Crear nueva carpeta" botón en el cuadro de diálogo "Abrir" . Añadir un nombre de carpeta en el cuadro desplegable y haga clic en " Aceptar". Será redirigido a la carpeta recién creada. 

4 Abra una página en blanco en Word y haga clic en "Ver" y " Contorno " en la barra de herramientas . 

5 Escriba el principal encabezado que desea utilizar para el documento maestro . La barra de herramientas " Esquema " dirá " Nivel 1". Pulse la tecla "Enter" , luego " Tab ". 

6 Escriba los encabezados de título para cada sub - documento, al pulsar la tecla "Enter " llave después de cada uno. La barra de herramientas " Esquema " dirá "Nivel 2" para los sub -documentos . 

7 Inserte el archivo que va por debajo de la primera sub - documento colocando el cursor al final de la sub - documento de título. Haga clic en la " barra de herramientas Esquema " y seleccione el botón "Insertar subdocumento " . El cuadro de diálogo "Insertar subdocumento " se abrirá. Haga doble clic en el sub - documento que desea insertar. Se colocará en el documento maestro . 

8 Repita el paso anterior para insertar subdocumentos adicional en el archivo. 

9 Guarde el documento maestro , seleccione " archivo "y " Guardar como ". Coloque el documento en la carpeta que ha creado , el nombre del archivo y haga clic en" Guardar ". 

Excel

Introducción a las macros

Las macros de Excel nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que podamos ser más eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es más que una serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

Aunque las macros son un tema avanzado de Excel puedes consultar los siguientes artículos para comenzar a familiarizarte con este tema.

Variables en VBA

Cuando programamos en VBA frecuentemente necesitamos un repositorio para almacenar el resultado de alguna operación. Las variables en VBA son utilizadas para guardar valores y su tipo dependerá de la clase de dato que deseamos guardar dentro de ellas.

Cadenas de texto en VBA

Existen varias funciones en VBA que podemos utilizar para manipular cadenas de texto. A continuación revisaremos algunas de estas funciones VBA y observaremos el resultados de cada una de ellas.

Para iniciar con esta revisión, debes colocar un botón de comando dentro de una hoja de Excel y después hacer doble clic sobre él para introducir el código.

Unir cadenas de texto

Para unir dos (o más) cadenas de texto podemos utilizar el operador &. Observa el siguiente código:

El resultado de este código es el siguiente:

La función Left

La función Left en VBA nos ayuda a extraer un número determinado de caracteres a la izquierda de la cadena de texto.

En el código he especificado los 7 caracteres a la izquierda de la cadena de texto. El resultado es el siguiente:

La función Right

La función Right nos permite extraer caracteres a la derecha de una cadena de texto. Observa el siguiente código:

En esta función la cuenta de caracteres se hace de derecha a izquierda siendo el último carácter de la cadena de texto el primero que extraerá la función Right. Para este ejemplo he pedido los últimos 5 caracteres a la derecha de la cadena de texto:

La función Len

La función Len nos ayuda a conocer la longitud de una cadena de texto, es decir, la cantidad de caracteres que conforman a una cadena.

La función Len contará cada uno de los caracteres de la cadena y regresará un número:

La función InStr

La función InStr devuelve la posición de un carácter dentro de la cadena. Supongamos que quiero encontrar la posición de la letra “M” dentro de la cadena que contiene el valor “Hola Mundo”.

Es importante resaltar que la función InStr es sensible a mayúsculas y minúsculas. Observa cómo he especificado buscar la letra “M” (mayúscula) y el resultado de la función es el siguiente:

La función InStr encontró la letra “M” en la posición número 6 comenzando desde la izquierda. Si en lugar de la letra “M” busco la letra “m” (minúscula), la función InStr devolverá el valor 0 (cero) indicando que no ha encontrado dicha letra.

Además de indicar letras individuales en la función InStr, también podemos especificar palabras completas por ejemplo:

cadena = "Hola Mundo"
InStr (cadena, "Mundo")

Por ejemplo, al buscar la palabra “Mundo” dentro de la cadena de texto obtendremos como resultado la posición número 6 ya que en esa posición comienza la palabra “Mundo”.

Firma digital

Firma digital

Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente determinar la entidad originadora de dicho mensaje (autenticación de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad).1 2

La firma digital se aplica en aquellas áreas donde es importante poder verificar la autenticidad y la integridad de ciertos datos, por ejemplo documentos electrónicos o software, ya que proporciona una herramienta para detectar la falsificación y la manipulación del contenido.


Propiedades necesarias
Se han establecido una serie de propiedades necesarias que tiene que cumplir un esquema de firma para que pueda ser utilizado.4 La validez de una firma se ampara en la imposibilidad de falsificar cualquier tipo de firma radica en el secreto del firmante. En el caso de las firmas escritas el secreto está constituido por características de tipo grafológico inherentes al signatario y por ello difíciles de falsificar. Por su parte, en el caso de las firmas digitales, el secreto del firmante es el conocimiento exclusivo de una clave (secreta) utilizada para generar la firma. Para garantizar la seguridad de las firmas digitales es necesario a su vez que estas sean:

Únicas: Las firmas deben poder ser generadas solamente por el firmante y por lo tanto infalsificable. Por tanto la firma debe depender del firmante.
Infalsificables: Para falsificar una firma digital el atacante tiene que resolver problemas matemáticos de una complejidad muy elevada, es decir, las firmas han de ser computacionalmente seguras. Por tanto la firma debe depender del mensaje en sí.
Verificables: Las firmas deben ser fácilmente verificables por los receptores de las mismas y, si ello es necesario, también por los jueces o autoridades competentes.
Innegables: El firmante no debe ser capaz de negar su propia firma.
Viables: Las firmas han de ser fáciles de generar por parte del firmante.

Restricciones de formato y edicion word

Otro nivel de seguridad y de proteger nuestro documento es impedir que puedan modificar el formato de nuestro documento.

Los usuarios pueden abrir el documento, escribir y modificar el texto del documento, pero no pueden realizar ningún cambio de formato.

Para habilitar esta característica debemos acceder a la pestaña Revisar y seleccionar Restringir edición.

Se abrirá el panel de la imagen.

La primera opción es la que nos permite aplicar Restricciones de formato en el documento.

Pulsando sobre el enlace Configuración... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos seleccionar qué tipo de formatos restringimos.

Los estilos que vemos marcados son los que están permitidos. Desmarcar una casilla implicaría dejar de permitir la modificación del estilo en sí, es decir, bloquearlo.

Disponemos de tres botones.

Todo. Marca todos los estilos.

Mínimo recomendado. Deja sin marcar algunos estilos según el criterio de Word.

Ninguno. No deja marcado ningún estilo.

Cuando hayamos seleccionado que estilos permitimos pulsamosAceptar.

En el panel Restringir formato y edición el tercer paso esComenzar a aplicar. Se activa el botón Si, aplicar la protección. Al pulsar sobre este botón nos solicita que introduzcamos dos veces la misma contraseña, para que posteriormente podamos desactivar esta restricción.

Para desactivar esta restricción en este mismo panel debemos pulsar sobre el botón Suspender la protección que aparecerá. Nos aparece un diálogo donde debemos introducir la contraseña y pulsar Aceptar.

 Restricciones de edición.

Con esta restricción podemos determinar que tipo de edición permitimos sobre el documento. Podemos limitar los cuatro tipos de edición que vamos a ver a continuación.

Al activar la casilla Permitir sólo este tipo de edición en el documento se despliegan unas opciones en el panel de Restringir formato y edición.

Podemos seleccionar qué tipo de ediciones queremos habilitar sobre el documento, de entre la lista de opciones que vemos en la imagen. Y en ocasiones podremos seleccionar qué usuarios pueden realizar las modificaciones.

Cambios realizados. Esta opción permite que el usuario realice modificaciones sobre el documento, pero los cambios realizados serán resaltados.

Comentarios. Con esta opción los usuarios únicamente pueden introducir comentarios sobre el documento.

Rellenando formularios. Con esta opción los usuarios solo podrán escribir en las áreas de los formularios.

Sin cambios. Esta opción es la más restrictiva, no permite realizar ningún cambio, equivale a sólo lectura.

Macros en excel

Los objetos en excel son todo lo que podemos agregar, un ejemplo puede ser la hoja. 
Las propiedades es todo lo que podemos editar, por ejemplo los colores, el tamaño, el tipo (fuente).
Los metodos  de un objeto que en resumen son las acciones que podemos realizar con dicho objeto. Por ejemplo, con nuestro auto podemos hacer lo siguiente: encenderlo, avanzar, vuelta a la izquierda, vuelta a la derecha, reversa, detener, apagar, etc. Todas las acciones que se pueden llevar a cabo con un objeto son conocidas como métodos.

Con esta formula Range("A1").Value =  se pone el mensaje en la celda A1.

Con esta Workbooks.Open "C:\Users\Luis\Desktop\Macros\Base.xlsx“

"Hola“ abrimos el archivo ya guardado. 

Con esta

Workbooks.Open "C:\Users\Luis\Desktop\Macros\Tempo.xlsx"

MsgBox Workbooks("Tempo.xlsx").Name

Workbooks.Open "C:\Users\Luis\Desktop\Macros\Libro1.xlsx"

Workbooks("Libro1.xlsx").Activate

Workbooks("Tempo.xlsx").Close

 abrimos varias paginas que ya tenemos guardadas con diferente contenido o con mensajes.

Con esta 

Worksheets(3).Activate

Worksheets.Add

NomHoja = ActiveSheet.Name

Worksheets(NomHoja).Name = "Ventas"

MsgBox ActiveSheet.Name 

creamos una nueva hoja con el nombre que nosotros queramos. 

Conclusiones

Los gráficos SmartArt otorgan color, forma y mayor expresión al texto y los datos, y son facilísimos de usar. Puede probar fácilmente la variedad de gráficos SmartArt para ver cuáles son los que mejores resultados le ofrecen. ¿Desea crear un organigrama o una línea temporal? ¿Qué tal un proceso que incorpore tareas secuenciales o elementos no secuenciales? Gracias a los gráficos SmartArt puede experimentar tanto como desee con estilos y formatos diferentes. Puede obtener una vista previa de los estilos antes de decidirse por uno, con lo que evitará tener que aplicar estilos una y otra vez hasta encontrar el que le guste. Y tras aplicar un estilo, puede personalizarlo con colores, animaciones y efectos de sombreado, biselado y resplandor, entre otros. Vea la demostración para comprobar lo fácil que es dotar de alcance e impacto a su texto.

Imágenes que se aceptan en Word

Word permite añadir imágenes guardadas en diferentes formatos:

• JPG o JPEG. 
  Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.
  
• GIF.
  Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.
  
• BMP.
  No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows98.
  
• PNG. 
  Moderno formato que permite compresión.
  
• WFM.
  Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

JPG

Estos archivos contienen fotografías e imágenes que pueden ser visualizadas con cualquier navegador de Internet o también con aplicaciones específicas de edición y visualización.

GIF

Estos archivos contienen fotografías o gráficos. Pueden visualizarse con cualquier navegador de Internet, pero es mucho más conveniente tratar este tipo de imágenes con programas especiales de fotografía, tanto para visualizarlas como para retocarlas. Link para descargarse algún programa.

PNG

Formato gráfico compatible con todas las aplicaciones para Internet y navegadores.

WMF

El formato WMF fue diseñado para ser ejecutado por la capa de gráficos de Windows GDI, a fin de restaurar la imagen, aunque como los archivos WMF contienen la definición gráfica que constituye esta imagen, es posible diseñar alternativas que convierten los WMF en archivos binarios, o trasladar la información a otros formatos gráficos.

BMP

Es un formato de imagen de mapa de bits, propio del sistema operativo Microsoft Windows. Puede guardar imágenes de 24 bits (16,7 millones de colores), 8 bits (256 colores) y menos.

If animado

Estructura de Control if (anidada)

•  Las sentencias if implementan decisiones que implican una o dos alternativas.
• Una sentencia if es anidada cuando la sentencia de la rama verdadera o la rama falsa es a su vez una sentencia if.
• Una sentencia if anidada se puede utilizar para implementar decisiones con varias alternativas o multi-alternativas

Sintaxis:

if (condición1) 
sentencia1 
else if (condición2) 
sentencia2 
• 
• 
• else if(condiciónn) 
sentencia n 
else sentencia e 

Si tenemos el siguiente fragmento de código:

if (condición 1) 
if (condición 2) 
estatuto;  
else // este else pertenece al if de la condición 2, pues se 
// se asocia al if más cercano estatuto;

Reglas para la declaración de variables

Reglas, una variable no puede:

1. Tener el mismo nombre que una “palabra reservada” del lenguaje.

Explicación: los lenguajes de programación tienen “palabras reservadas“, osea que esas palabras solo pueden ser usadas por el programa, por eso llevan el nombre de “reservadas“, pues si supongamos el caso de que un lenguaje de programación “X”tiene sus palabras reservadas.. entre las cuales está: “ingrear“, entonces eso quiere decir que el usuario NO debe declarar una variable con el nombre “ingrsar“, porque va a tener conflictos más adelante.

2. Sólo pueden ser letras, dígitos y el guión bajo ó subguión.

Explicación: pues en los lenguajes de programación hay sintaxis que deben cumplirse al pie de la letra, entonces dice que las variables solo pueden llevar letras, numeros y el subguión, ejemplo:

La siguiente variable está bien declarada: programando19

La siguiente variable está mal declarada: %&programando-19

Vemos que insertó caracteres especiales, ademas de que uso el guión normal ( no el subguión ), por lo tanto puede que el programa entienda que es una resta, entonces está mal delcarado por sintaxis.

3. Deben comenzar por una caracter ( letra ).

Explicación: por sintaxis como ya hemos visto, deben cumplir con éstas reglas, entonces no se puede comenzar con un numero, ya que se debe comenzar por una letra como dice la regla, ejemplo:

La siguiente variable está bien declarada: pasoApaso

La siguiente variable está mal declarada: 89pasos

4. Deben iniciar con un caracter ( no numero ) como vimos en la regla 3, y tambien puede comenzar con un guión bajo ( _ ), ejemplo:

La siguiente variable está bien declarada: _descuento

La siguiente variable está mal declarada: -descuento

La siguiente variable está mal declarada: descuento-

5. No se les pueden llevar espacios en blanco.

Explicación: las variables no pueden llevar espacios en blanco, solo pueden ser separadas por un signo dedicado a ser usado como un espacio, el cual es el subguión ( _ ), entonces en una variable cuando vean un subguión, practicamente estan separando algo ( para que no parezca una ensalda ), ejemplo:

La siguiente variable está bien declarada: eddy_19

La siguiente variable está mal declarada: eddy 19

6. No pueden llevar acento ( tilde ), ejemplo:

La siguiente variable está bien declarada: numero

La siguiente variable está mal declarada: número

Funciones

Función MAX Fórmula
=MAX(A2:A6)	El mayor de los números anteriores (27)
=MAX(A2:A6;30)	El mayor de los números anteriores y 30 (30)

MIN 

Fórmula	Descripción	Resultado
=MIN(A2:A6)	El valor menor de los números del rango A2:A6.	2
=MIN(A2:A6;0)	El valor menor de los números del rango A2:A6 y 0.	10

CONTAR 

Fórmula	Descripción	Resultado
=CONTAR(A2:A7)	Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A2 a A7.	3
=CONTAR(A5:A7)	Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A5 a A7.	2
=CONTAR(A2:A7,2)	Cuenta la cantidad de celdas que contienen números en las celdas de A2 a A7, y el valor 2.

Count 

El marcador de posición expr representa una expresión de cadena que identifica el campo que contiene los datos que desea contar o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de ese campo. Los operandos de exprpueden incluir el nombre de un campo de tabla o una función (que puede ser intrínseca o definida por el usuario, pero no puede ser ninguna de las otras funciones de agregado de SQL). Puede contar cualquier clase de datos, incluido texto.

Col1	Col2	Col3	Col4	Col5	Col6	Col7	Fórmula	Descripción (resultado)
Ventas	8/12/2008		19	22,24	VERDADERO	#¡DIV/0!	=COUNT([Col1];[Col2];[Col3];[Col4];[Col5];[Col6];[Col7])	Cuenta el número de argumentos de la lista que contienen números (3)
			19	22,24	VERDADERO	#¡DIV/0!	=COUNT([Col4];[Col5];[Col6];[Col7])	Cuenta el número de argumentos de las cuatro últimas filas de la lista que contienen números (2)
Ventas	8/2/2008		19	22,24	VERDADERO	#¡DIV/0!	COUNT([Col1];[Col2];[Col3];[Col4];[Col5];[Col6];[Col7];2)	Cuenta el número de argumentos de la lista que contienen números, además del valor 2 (4)

Función PROMEDIO.SI

Fórmula	Descripción (resultado)
=PROMEDIO.SI(A2:A6;"=*Oeste";B2:B6)	Promedio de todos los beneficios de las regiones Oeste y Medio Oeste (16.733,5)
=PROMEDIO.SI(A2:A6;"<>*(Nueva oficina)";B2:B6)	Promedio de todos los beneficios para todas las regiones excluyendo las nuevas oficinas (18.589)

Fórmula	Descripción (resultado)
=PROMEDIO.SI(B2:B5;"<23000")	Promedio de todas las comisiones menores de 23.000 (14.000)
=PROMEDIO.SI(A2:A5;"<95000")	Promedio de todos los valores de propiedad menores de 95.000 (#¡DIV/0!)
=PROMEDIO.SI(A2:A5;">250000";B2:B5)	Promedio de todas las comisiones con un valor de propiedad mayor que 250.000 (24.500)

ROUND 

Fórmula	Descripción (Resultado)
=ROUND(2,15, 1)	Redondea 2,15 a una posición decimal. (2,2)
=ROUND(2,149, 1)	Redondea 2,149 a una posición decimal. (2,1)
=ROUND(-1,475, 2)	Redondea -1,475 a dos posiciones decimales. (-1,48)
=ROUND(21,5, -1)	Redondea 21,5 a una posición decimal a la izquierda del separador decimal. (20)

Función REDONDEAR

A	B	C
Fórmula	Descripción	Resultado
=REDONDEAR(2,15; 1)	Redondea 2,15 a una posición decimal	2,2
=REDONDEAR(2,149; 1)	Redondea 2,149 a una posición decimal	2,1
=REDONDEAR(-1,475; 2)	Redondea -1,475 a dos posiciones decimales	-1,48
=REDONDEAR(21,5; -1)	Redondea 21,5 a una posición decimal a la izquierda del separador decimal	20